大学における文化芸術推進事業

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よくあるご質問(FAQ)

事業計画変更届について(交付申請前)

Q.
どのような場合に事業計画変更届の提出が必要となりますか。
A.
以下の場合に事業計画変更届のご提出をお願いしております。
判断に迷う場合は、事務局までお問合せいただければ、個別に対応いたします。
  • 事業の実施期間の変更
  • 活動の追加、中止
  • 活動の中核となる講師、出演者、団体の変更がある場合
  • 共催者、協賛者等に変更がある場合
  • その他事業の内容の大幅な変更がある場合
Q.
事業の実施日程が変更となりました。この場合は事業計画変更届の提出は必要ですか。
A.
事業開始または終了時期の変更や、事業活動の開催日数が変更になる場合は、事業計画変更届のご提出をお願いいたします。
未定としていた日程が確定した、開催日が1日変更になった、といった程度の変更であれば、変更届のご提出は不要です。
Q.
事業内容等の大幅変更はない予定ですが、採択における内示額が要望額より下がったために、経費を削減したことで収支予算書等の変更が必要になる場合は、事業計画変更届の提出の対象となるのでしょうか。
A.
補助対象経費総額の50%以内の増減であれば変更届は必要ございません。
Q.
事業計画変更届(押印済)をすでに提出したのち、新たな計画変更が発生しました。変更届は2通目ということで提出してもよいでしょうか。もしくは先に提出したものと合わせて1通にして提出したほうがよいのでしょうか。
A.
2通目ということで提出いただいて問題ございません。
Q.
変更届の記載については、変更点のみ記載して提出すればよろしいでしょうか。
A.
変更届として変更内容がわかるように、新旧の内容を記載してください。変更届のみの提出でも問題ございませんが、内容変更の説明が難しい場合や、書ききれない場合等は、変更届と併せて、朱書補正したものを参考で添付していただいても問題ございません。
Q.
応募時の申請内容から変更があります。事業計画変更届の発行日付は事業開始日でよろしいでしょうか。
A.
事業開始日より以前の日付で発行をお願いいたします。また、交付申請書の発行日付より以前の日付での発行をお願いいたします。4月1日より事業開始の場合は、前年度3月中の日付での発行となります。
Q.
事業計画変更届提出後、許可/不許可のご連絡はどの程度でいただけるのでしょうか。
A.
変更内容が軽微なものであれば2~3日でご連絡が可能ですが、重要部分の変更等であれば1週間ほどお時間をいただく場合がございます。

交付申請書の提出について

Q.
「2-2事業計画書」の実施内容について、すべての講座、公演、展示会等の開催日等は、交付申請時点では開催日未定としてもよいでしょうか。開催日未定が確定した段階で、変更申請書を提出するということでしょうか。
A.
開催日未定でも問題ございませんが、開催予定月と開催期間(日数)は記載をお願いいたします。開催日が決定・変更しても変更届は必要ございません。ただし、開催日数が変更の場合は変更届のご提出をお願いいたします。
Q.
事業予算書に記載する交通費は、旅行代理店等に確認した現時点での概算金額の記入で構わないでしょうか。
A.
構いません。確認の上で計上してください。また、事業予算書の備考欄にはおおよその経路をご記入ください。(例:東京→大阪)
Q.
交付申請書の発行日付は事業開始日でよろしいでしょうか。
A.
事業開始日と同じか、それ以前の日付で発行をお願いいたします。
Q.
「国庫金振込依頼書」の依頼者名は学長名となりますが、その場合に捺印する印鑑は、学長印となるのでしょうか。
A.
必ず学長印である必要はございません。公印や銀行印でも構いません。
Q.
当校は課税事業者ですが、「消費税等仕入控除税額控除後補助対象経費(C)」の計算が合いません。どうしたらよいでしょうか。
A.
計算式中の「(A-B)*8/108」の結果を切り捨てとし、(A)から減算ください。

計画変更承認申請書について(交付決定後)

Q.
事業内容に変更が生じました。どのように対応したらよいですか。
A.
事業内容に大きな変更が発した際は、まず事務局にメールでお問合わせください。内容変更承認申請書の提出が必要かを含め、個別に対応します。
Q.
補助事業開始後に実施計画を変更しても差し支えないですか。また計画変更承認申請書の提出は必要ですか。
A.
実施計画変更の可能性が生じた時点ですみやかに事務局にご相談ください。変更の可否については、ご提出いただく変更承認申請書の内容を判断いたします。
※計画変更が認められない場合もございます。
Q.
予定していた公演の日程が変更になりそうです。なお、公演内容に変更はありません。どのような対応が必要ですか。
A.
公演日に変更が生じても、実施計画の内容に変更を伴わない場合、対応の必要はありません。しかし、日程を変更することで実施内容にも大きな変更が生じる場合は、事務局へご連絡ください。
Q.
テクニカルスタッフ、講師助手を増員したいと思います。内容変更承認申請書を提出したほうがよいですか。
A.
増員対象がテクニカルスタッフ、講師助手などの場合には、内容変更承認申請書の提出は必要ありません。申請は中間報告で行ってください。
Q.
急きょ招聘者を変更することになりましたが、内容は事業計画書通りで変更はありません。内容変更承認申請書を提出する必要がありますか。
A.
主たる講師の変更であれば「内容変更承認申請書」のご提出が必要となります。 講師補助の方の変更であれば必要ございません。
Q.
計画変更承認申請書の発行日付は書類の提出日でよろしいでしょうか。
A.
該当事業内容の変更が決定した日でお願いいたします。

実績報告書の提出について

Q.
3月末に事業終了予定です。実績時報告書の提出期限は、補助事業完了から1か月以内ですか。それとも平成31年3月29日ですか。
A.
実績報告書の提出期限は、平成31年3月29日です。提出期限の厳守にご協力ください。
Q.
3月分の経費について、支払いが4月となるため、証憑書類をそろえることができません。その場合はどうしたらよいでしょうか。
A.
支払時期が4月になるものについては、請求書の謄本を提出し、支払処理が完了後、速やかに学内決裁書類を送付してください。検収は必ず3月中に完了させ、提出期限までに事業収支報告書を完成させてください。
Q.
消耗品を1社から1契約としてまとめて複数購入した場合の事業収支報告書への記載方法を教えてください。
A.
事業収支報告書には一式と記入し、証憑種類として提出される請求書等で、物品名・数量・単価・金額がわかるようご用意ください。
Q.
実績報告におけるチケット収入に関する証憑書類として何が必要となりますか。
A.
財務会計システム等の収納の記録をご提出ください。チケット購入者の氏名を提示する必要はございません。
Q.
「事業に係る帳簿(元帳)の写し」とは、今回の事業用に別の帳簿を用意するのでしょうか。
A.
事業用に帳簿の作成をお願いいたします。
Q.
来賓やゲストの方に交通費を立て替えていただいた場合も証憑書類の提出は必要となるのでしょうか。
A.
「本人が支払った際の領収書」と「大学が立替者に支払った際の領収書等の支出が確認できる書類」が必要になります。実績報告の際にご提出ください。
Q.
旅費の支払いにつきまして、領収書が必要になりますでしょうか。
A.
公共交通機関の領収書が必要になります。ただし、旅費規程等に基づき、効率的かつ安価な経路の額を振り込みにより支払う場合は、支払調書類の写しで問題ございません。
Q.
日本に銀行口座をお持ちでない外国人への謝金や交通費の支払は、現金払いでも問題ありませんか。
A.
どうしても振込が難しければ現金払いでも構いませんが、大学がその者に支払った際の領収書等の支出が確認できる書類が必要です。
Q.
外国語表記の証憑書類について、どの程度の日本語訳が必要ですか。
A.
費目、金額、請求先、請求元、日付を日本語訳してください。
Q.
「事業の成果を取りまとめたDVD」とは、どのようなものでしょうか。
A.
映像記録になります。本事業全体の記録として流れがわかるように部分的に撮影していただければと思います。

経費の執行について

Q.
作業日報はどの様な場合に必要となりますか。
A.
補助事業で雇用した教職員、または雇用をしていない場合においてもアルバイト等、日割りで支払う場合は必要となります。
Q.
作業日報を、本学の労務管理票やタイムカードで準用できますか。
A.
作業日報を、労務管理票やタイムカードで準用することは可能ですが、この場合でも、本人および管理責任者の押印や作業内容の記述等、様式と同じものが必要です。また、準用する書類を事務局に見本として事前にご提出ください。
Q.
会場整理要員として従事するアルバイトの賃金は作業日報が必要ですか。
A.
作業日報は必要です。
Q.
学生アルバイトなどへ支払う費用の費目は、賃金と報償費どちらの扱いとしたらよろしいでしょうか。
A.
大学が直接雇用契約を結ぶ場合は「賃金」、大学規定や文化庁単価による謝金の場合は「報償費」としてください。
また、ご提出いただく証憑書類として、「賃金」の場合は雇用契約書の写しを、「報償費」を大学規定単価で支払われた場合は大学規定の写しをご用意ください。
Q.
本事業費により雇用している研究員・事務補佐員等に時間外手当を支給できますか。
A.
本事業費により雇用している研究員及び事務補佐員が、本事業の遂行上勤務時間外に勤務する必要が生じた場合、勤務時間外手当を支給できます。しかしながら、極力時間内に収まるように遂行していただくようお願いいたします。
Q.
本事業と他業務との兼任者の賃金計上はできますか。
A.
兼務者については本事業の賃金は計上できません。
Q.
本事業の実施に伴い、派遣社員を契約する予定です。この場合、派遣社員の費用は賃金扱いとなるのでしょうか。
A.
人材派遣会社からの請求に基づき、大学から人材派遣会社に支払うものについては雑役務費に計上してください。 なお、大学と直接雇用関係にある方については賃金として計上してください。
Q.
事業実施にあたり、イベント保険に加入します。この場合の計上費目を教えてください。
A.
保険に関しては、「共済費」に計上してください。
Q.
セミナー開催時、勤務先の規定等により謝金を受取れなかった方がおりました。その後、状況が変化し謝金の受取が可能となったと連絡を受けました。この場合、セミナーはすでに終了していますが、日にちを遡っての謝金支払いはできますか。
A.
遡っての適用は出来ません。セミナー開催時の規定に基づき対応して下さい。なお、セミナー開催前に規定が改正されており、その連絡が遅れただけであれば、支出は可能です。
Q.
出演者の謝金に、旅費・宿泊など含めてもよいですか。
A.
謝金(報償費)と旅費の記載は、分けてください。旅費に含まれる費目には、交通費・宿泊、日当(宿泊を伴う場合に限ります)、現地調査旅費などがあります。
Q.
本学では、日帰りでも日当を支給しています。本学規定により、日当を支払ってよいですか。
A.
本補助金でお支払できる日当は、宿泊を伴った場合に限られております。従って、本事業の経費として計上することはできません。しかしながら、貴学の学内規定で支払いをしている場合に、大学の経費で支給することは問題ありません。
Q.
宿泊先が知人宅の場合でも、日当を支払ってよいですか。
A.
宿泊先が知人宅の場合でも、規程に従い日当を支払うことができます。
Q.
海外出張で、機中泊への日当を支払うことはできますか。
A.
機中の日当は計上可能です。日帰りの場合のみ日当の支払いは認められておりません。
Q.
海外からの招聘者の入国日が用務前日となりますが、前泊分の宿泊代を支出してもよろしいでしょうか。
A.
移動に1日かかる等の事情がある場合のみ宿泊費を支出していただくようお願いいたします。
Q.
外部講師が出張先での用務の後、次の仕事の関係上在住地以外を帰着地とすることを希望しています。出張先から在住地までの交通費に収まるのであれば、問題ないでしょうか。
A.
学内の旅費規程に従い計上してください。
Q.
出張でやむを得ず高額なホテルに宿泊したのですが、全額計上できますか。
A.
大学規程の上限額を支出してください。
Q.
本事業を、新聞などの媒体で告知を考えています。この場合の科目をお知らせください。
A.
本事業を新聞などの媒体で告知する場合、種別は雑役務費とし、費用細分に「広告宣伝費(媒体名)」等記載してください。広告宣伝費用の金額計上は、常識の範囲内でお願いいたします。
Q.
本プログラムにおいて計画している展示作品用の撮影場所には、電車やバスが通っておりません。撮影機材を運ぶためのレンタカー代を支出できますか。
A.
レンタカーは、事業遂行のためにやむを得ず必要な場合に限り計上可能です。レンタカー代の費用は「雑役務費」に計上してください。
Q.
本学の規程ではレンタカー代の他、ガソリン代も支出して良いこととなっています。ガソリン代は「事業予算書、事業収支報告書に記入できない経費」とされていますが、本学規程で定められている場合は支出可能でしょうか。
A.
レンタカー代は補助対象経費として計上いただけますが、ガソリン代につきましては本事業の経費としては計上できません。
Q.
会場への移動のため、貸切バスを手配しました。これは旅費として計上できますか。
A.
バスのレンタルとみなしますので、「雑役務費」に計上してください。
Q.
保険をかけられない美術品輸送等で破損があった場合の修繕費や、印刷ミスがあった場合のチラシ等のすり直し費用は支出できますか。
A.
支出できません。保険対応可能な業者への委託や印刷校正を行うなどして対応してください。
Q.
機材やパソコンを、大学からイベント会場まで配送しました。配送料の計上費目を教えてください。
A.
配送料は「通信運搬費」に計上してください。
Q.
作品制作にあたり機材が必要と先生から照会がありました。備品費に計上できますか。
A.
物品・備品の利用が一時的な場合には、レンタルもご検討ください。購入金額とレンタル金額を比較し「安価」な方をご選択ください。
Q.
既存のプリンターを本事業で使用していたところ修理が発生しました。修理費を計上することはできますか。
A.
既存のプリンターの使用が、当該事業に限定され、その為に故障したのであれば、修理費を支出することは可能です。
Q.
先生より、学会への参加費を本事業で計上したい旨照会がありました。計上できますか。
A.
補助事業のために参加するのであれば、計上可能です。なお、当該の学会へ定期的に参加しているのであれば、補助事業に係る用務とそれ以外の用務の区分ができませんので、計上しないでください。また、参加費は計上できますが、懇親会・お弁当代の計上はできません。
Q.
業務委託や物品購入で、特定業者の随意選定は可能ですか。
A.
貴学の規定に従い調達してください。 規定がない場合は、原則複数業者間での見積合わせをお願いいたします。
Q.
本学の補助事業の一部を外部委託します。提出するべき証憑書類を教えてください。
A.
委託費を払い出した際の予算差引簿と経費の支払いが確認できる学内決裁書類に加えて業者が作成した作業内容の詳細がわかる内訳をご提出ください。(請求書に詳細内訳の記載があれば、内訳を新たに徴収する必要はありません。) なお、実績報告書等への計上は、「委託費 一式」ではなく、作業内容の詳細がわかる内訳の添付をお願いいたします。
Q.
事業にあたって新たに職員を雇用する場合、補助金から社会保険料の事業主負担分の支出は可能ですか。
A.
本事業にあたって新たに職員を採用する場合、社会保険、労災保険の支出は可能です。
Q.
本事業実施のために事務局を新たに設置し、非常勤職員の採用を予定しています。非常勤職員の人件費を賃金に計上できますか。また、採用の人数に制限はありますか。
A.
本事業に係る事務処理の補佐として非常勤職員を雇用する場合は、その他経費で計上いただけます。雇用者の数に制限はありませんが、本業務推進上必要な人数を計上してください。 なお、補助事業に従事する人数についても、審査内容の一部ですので、大きな変更は行わないようにして下さい。
Q.
費目間での流用にはどのような制限がありますか。
A.
費目間流用に制限はありませんが、収支予算についても審査内容の一部ですので、大きな変更は行わないようにして下さい。
Q.
本事業の事業収支報告書の費目種別は、学校法人会計の元帳の費目と必ずしも一致しませんが元帳の費目と一致しなくてもよろしいでしょうか。
A.
必ずしも一致しなくてもかまいませんが、どの経費が対応するのか分かるように整理をお願いいたします。
Q.
「賃金」は、どのような雇用が対象となるのでしょうか。
A.
短期、長期問わず、大学が直接雇用するのであれば対象となります。
Q.
「報償費」で、研究補助員を継続して雇用し、人材育成事業全体の進行管理補助を行わせることについて、対象としてもよいでしょうか。
A.
報償費(謝金)で計上していただいても問題ございません。ただし、謝金により研究補助員を継続して使用することが、労働基準法等をはじめとする労働関係法令・規則に適合するかは、当方では判断しかねますので、大学の責任において対応してください。
Q.
アート展示会の会場設営・運営管理等を一括して業者に委託する場合(「賃金」「文芸費」「舞台費」等)やアーティストへの支払い(「旅費」「出演料」等)、または、舞台制作の指導、演奏家の手配、海外アーティストの通訳等)を一括して「委託費」や「雑役務費」に計上してよいでしょうか。
A.
一括で手配するのであれば、個別の費用ごとではなく、一括して委託費又は雑役務費で計上していただいても問題ございません。契約の実態に合わせて計上してください。ただし、実績報告書提出の際にはその内容がわかる別紙の添付をお願いいたします。
Q.
事業の成果を取りまとめるDVDの作成(撮影、記録、編集)は外部委託するものとし、補助対象経費に含めてよろしいでしょうか。または、自らが直接撮影、編集等する場合、ビデオカメラ等も補助対象経費になるのでしょうか。
A.
外部委託について補助対象経費に計上していただいて問題ございません。自らが直接撮影する場合、撮影用ビデオカメラ等は大学にある備品を使用してください。
Q.
個人事業主と請負契約をする場合は「雑役務費」で問題ないでしょうか。
A.
出演の請負契約であれば出演料に計上するなど、適切な費目に計上してください。
Q.
講座等で使用する資料のコピー代一式は「雑役務費」に計上して良いでしょうか。
A.
印刷を発注するのであれば「雑役務費」、自らコピー機で取るのであれば「消耗品」に計上してください。
Q.
旅費として、海外からアーティスト等を招へいする際の航空券代金等は事業対象経費として認められるのでしょうか。
A.
招へい旅費は渡航費として、日本と該当都市との間の往復航空券の単価で計上してください。航空代金以外の必要経費(空港使用料、各国空港使用税、燃油特別付加運賃、航空保険料)は渡航費に含めてください。ただし、エコノミークラスのペックス運賃(航空会社正規割引運賃)を上限とし、ファーストクラス・ビジネスクラス等の利用により上限を超過した場合は、「補助対象外経費」とします。
Q.
講師から、グリーン車/ファーストクラス・ビジネスクラスの利用を指定されました。特別料金を事業対象経費として計上はできませんか。
A.
やむを得ない事情がある場合は、補助対象経費として認めることがあります。その場合は、必ず支出根拠となる書類(理由書や大学規定等)をご提出ください。
Q.
研究者本人が立替購入し、大学が後日立替分を研究者に支払うという処理は可能でしょうか。
A.
中間報告又は実績報告時に請求書等の購入した物品の明細がわかる書類も併せて提出してください。ただし、立替払いは最小限に留めてください。
Q.
自己負担金について、帳簿への記載や証憑書類の提出は必要ですか。
A.
自己負担金については、帳簿への記載、証憑書類の提出は不要です。
Q.
3月に発生した費用は支払いが4月になるものもありますが、精算上問題はありますか。
A.
検収(納品)が事業期間内に完了していれば、支払いは4月でも問題ありません。
Q.
事業期間は2月末までですが、3月中にもレポート作成等で事後処理で経費が発生します。その場合、経費として計上できますか。
A.
経費として計上できるのは、事業期間内に発生した費用のみです。事後処理が生じる場合は、その期間も事業期間に含めてください。
Q.
講師から、グリーン車/ファーストクラス・ビジネスクラスの利用を指定されました。特別料金を事業対象経費として計上はできませんか。
A.
やむを得ない事情がある場合は、補助対象経費として認めることがあります。その場合は、必ず事前相談の上支出根拠となる書類(理由書や大学規定等)をご提出ください。

告知物の制作について

Q.
本事業に関する印刷物を制作する予定ですが、ロゴデータの使用にはどのような申請が必要ですか。
A.
特別な申請は必要ございません。ただし、入稿前に必ず事務局へ原稿データをお送りください。事業名称の記載やロゴデータの使用状況について確認させていただきます。
Q.
ロゴデータを使用するにあたり、何か注意点はありますか。
A.
以下の点にご留意ください。
  • 「平成30年度 文化庁 大学における文化芸術推進事業」の事業名称が掲載されているか
  • シンボルマークが使用されているチラシ等の内容が、当該補助事業に係るものであるか
  • マーク下の「文化庁」等の文字を省略せず、支給されたとおりに使用しているか
  • カラー印刷の場合、マークの色は変更していないか(文化庁ロゴ:赤以外の色に変更していないか)※単色印刷の場合は変更可。
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